Rucksack? Ausfallsprinzip? Durchschnittsprinzip?
Wir klären auf. Und zeigen dir, was die e-Zeiterfassung UPI mit „Rucksackstunden“ macht. Eine Bestandsaufnahme.
Als „Rucksack“ wird die zuschlagsfreie Übertragung von Zeitguthaben (Mehr- und Überstunden) in den nächsten Durchrechnungszeitraum bezeichnet. Der Durchrechnungszeitraum ist in den meisten Bereichen der Caritas Wien das Kalenderquartal.
Am Ende des Durchrechnungszeitraumes ist Zeitguthaben bis zum doppelten wöchentlichen Anstellungsausmaß, maximal aber 37 Stunden (bei Gleitzeit maximal 30 Stunden) ohne Zuschlag als Rucksack übertragbar. Wenn du zum Beispiel Teilzeit mit 15 Wochenstunden arbeitest, dann beträgt dein Rucksack maximal 30 Stunden.
Dieses Rucksack-Zeitguthaben verringert NICHT die vereinbarte Normalarbeitszeit des neuen Durchrechnungszeitraumes! Das bedeutet, dass du auch bei vorhandenem Rucksack-Zeitguthaben im nächsten Durchrechnungszeitraum das Recht hast, im vollen Stundenausmaß eingeteilt zu werden. Das Rucksack-Zeitguthaben kann ausschließlich im Einvernehmen zwischen dir und deiner Leitung als Zeitausgleich verbraucht werden.
Minusstunden werden nicht in den nächsten Durchrechnungszeitraum übertragen, außer bei Gleitzeit (bis maximal minus 20 Stunden).
Das neue UPI und der Zugriff auf den Rucksack
In den letzten Jahren wurde Stück für Stück auf die elektronische Zeiterfassung umgestellt, und damit bei den Zeitlisten aller Mitarbeiter*innen das Dienstplanprogramm UPI eingeführt.
Gemeinsam mit HR und IT ist es dem Betriebsrat nun endlich gelungen, im UPI einen korrekten Umgang mit dem Zugriff auf den Rucksack umzusetzen. Bisher wurden Rucksackstunden vom UPI automatisch für Minusstunden im Quartal herangezogen. Zwar kann das Rucksack-Zeitguthaben für freie Zeit genutzt werden, aber eben nur, wenn einvernehmlich zwischen Mitarbeiter*in und Arbeitgeber*in vereinbart. Einzig ein Zeitausgleich, der im Einvernehmen vereinbart worden ist, kann deine Rucksackstunden bei der Dienstplaneinteilung reduzieren.
Das betraf vor allem Kolleg*innen deren Soll-Dienstplan nicht ihr gesamtes wöchentliches Beschäftigungsausmaß umfasst.
Dies wird nun seit 01.01.2023 auch vom UPI umgesetzt und dein Rucksack wird nur mehr abgebaut, wenn du aktiv Zeitausgleich vereinbarst.
Weitere wichtige Themen zur Zeiterfassung kurz erläutert…
Ausfallsprinzip versus Durchschnittsprinzip
Im bisherigen Zeiterfassungssystemen (meist im Excel Format) kam das Durchschnittsprinzip zum Tragen. Dies bedeutet, dass Abwesenheiten, wie zum Beispiel Urlaub- und Krankenstandstage durch die durchschnittliche tägliche Normalarbeitszeit ersetzt wurden. Zum Beispiel mit einer 30 Wochenstunden Beschäftigung wurde ein Urlaubstag von Montag bis Freitag mit 6 Stunden bewertet. Samstag, Sonntag und Feiertag wurden nicht bewertet.
Mit der Umstellung auf UPI werden diese Zeiten nun mit dem Ausfallsprinzip berechnet. Das heißt, dass Abwesenheiten wie Urlaubs- und Krankenstandstage 1:1 mit dem hinterlegten Dienstplan bewertet werden. Das bedeutet für eine 30 Wochenstundenverpflichtung, dass zum Beispiel ein Krankenstandstag an einem Dienstag mit Dienstplan von 9-17 Uhr mit 7,5 Stunden bewertet wird. Fällt aber zum Beispiel ein Krankenstandstag an deinen dienstfreien Tag, wird der Tag zwar entschuldigt, aber mit keinen Stunden bewertet.
Beide Berechnungen haben je nach Dienstplanmodell Vor- und Nachteile.
Bespiel einer Woche Krankenstand im Vergleich anhand von 30 Stunden Dauerbetrieb:
| Mo. | Di. | Mi. | Do. | Fr. | Sa. | So. | |
| Dienstplanzeit | 9:00–15:00 | frei | frei | 9:00–15:00 | 9:00–15:00 | 9:00–15:00 | 9:00–15:00 |
| Durchschnittsprinzip (h) | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 0 | 0 |
| Ausfallsprinzip (h) | 6 | 0 | 0 | 6 | 6 | 6 | 6 |
Besonderheiten bei Dienstplan
Grundsätzlich muss dir dein Dienstplan 14 Tage vor Beginn des folgenden Kalendermonats bekannt gegeben werden (=> siehe auch KV Punkt C3.7) und auch in der e-Zeiterfassung für dich ersichtlich sein.
Im Falle einer Abwesenheit werden dann die Tage mit den Stunden laut Dienstplan bewertet. Daher ist es im UPI im Falle von ungeplanten Abwesenheiten (z.B. Krankenstand), besonders wichtig, dass der Dienstplan tagesaktuell ist mit den tatsächlich geplanten Arbeitsstunden. Dies bedeutet, dass auch alle zusätzliche Termine, Dienstplanänderungen etc. rasch eingetragen werden müssen, damit bei Abwesenheit korrekt bewertet werden kann.
Besonderheiten bei Gleitzeit
Hier wird deine Wochenstundenverpflichtung innerhalb des Gleitzeitrahmens (von 6.00 Uhr bis 22.00 Uhr) an jedem vereinbarten Arbeitstag (Montag bis Freitag bzw. Samstag) aufgeteilt.
Aber auch hier kommt das Ausfallsprinzip zum Tragen. Natürlich ist bei dem Gleitzeit Arbeitszeitmodell kein Dienstplan hinterlegt. Umso wichtiger ist es, dass die e-Zeiterfassung immer den aktuellsten Stand der geplanten Termine und Arbeitszeiten umfasst, um ungeplante Ausfälle korrekt zu bewerten.
Besonders ist bei Gleitzeit auch, dass der Rucksack max. 30 Stunden beträgt und auch max. 20 Minusstunden in den nächsten Durchrechnungszeitraum übertragen werden können.
Besonderheiten bei der Urlaubsplanung
Auch bei der Urlaubsplanung sind einige Dinge zu beachten.
In vielen Einrichtungen wird Urlaub schon vor Dienstplanerstellung und Hinterlegung im UPI vereinbart und geplant. Da dieser dann bei der Dienstplanerstellung bereits hinterlegt ist wird dieser im Ausfallsprinzip nicht bewertet, außer deine Führungskraft nutzt die geplante Abwesenheit. Nur so wird der Urlaubstag im Wochendurchschnitt bewertet und von den Urlaubstagen abgezogen. Wenn keine Bewertung des Urlaubstages stattfindet, darf auch kein Urlaubstag abgezogen werden.
Wird der Urlaub erst beantragt, wenn bereits ein Dienstplan im UPI hinterlegt ist, dann kommt das Ausfallsprinzip zur Handhabung. In diesem Fall wird dein Dienstplan mit den jeweilig hinterlegten Dienstzeiten bewertet.
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